Organizzare un evento aziendale di successo: i suggerimenti di Capitaleventi – organizzatore di eventi a Roma

Organizzare un evento aziendale di successo: i suggerimenti di Capitaleventi – organizzatore di eventi a Roma

L’organizzazione di un evento presuppone attenzione, cura e professionalità, ma anche una mentalità flessibile che consenta di riuscire a gestire qualsiasi genere di imprevisto in cui ci si dovesse imbattere. Come fare per raggiungere gli obiettivi desiderati?

Le doti richieste a un organizzatore di eventi

Un bravo organizzatore di eventi non è solo esperto e competente, ma è soprattutto dotato di una notevole capacità di problem solving. Per riuscire a distinguersi e a farsi conoscere le risorse economiche da sole non sono sufficienti se non si è anche in possesso di idee vincenti. Chi opera sul mercato dell’ideazione di eventi deve essere in grado di mettere a disposizione servizi originali e all’avanguardia, in modo da riuscire a conquistare la fiducia e l’entusiasmo dei potenziali clienti a cui si rivolge. Sono tanti i particolari che contribuiscono a fare sì che un normale e anonimo avvenimento si trasformi in un evento unico e memorabile. A questo scopo, vale la pena tra l’altro di mettere a punto un piano di comunicazione specifico.

La scelta della location

Tra le scelte decisive per il buono o il cattivo esito di un evento aziendale c’è quella che chiama in causa l’individuazione della location. Si tratta di identificare la migliore cornice possibile per il convegno, la kermesse o la conferenza che si terranno. A seconda dei casi, ci potrà essere bisogno di una piazza storica, della sala congressuale di un albergo, di una villa, di un giardino, e così via. Ma come si fa a essere certi di trovare una location adeguata alle proprie esigenze? Occorre, molto semplicemente, provvedere a uno studio di fattibilità che sia il più possibile meticoloso. Sono tanti gli elementi che devono essere presi in considerazione: per esempio la dotazione tecnologica che la location in questione mette a disposizione, ma anche la presenza di barriere architettonica, il grado di attrattività degli spazi, le dimensioni e – ovviamente – i costi.

L’importanza di un sopralluogo

Non si può pensare di effettuare una valutazione corretta delle location che vengono prese in esame senza eseguire per ognuna di esse un sopralluogo. È necessario recarsi sul posto, in fase progettuale, per verificare le caratteristiche degli ambienti. Una volta che la location è stata scelta, poi, sarà utile compiere un secondo sopralluogo, questa volta per accertarsi che ogni aspetto sia in linea con le proprie aspettative.

Lo stile e l’atmosfera

Ogni evento ha bisogno di un’atmosfera specifica, la quale dipende dallo stile che si riesce a conferire agli ambienti. Può essere utile, per esempio, fare affidamento su un allestitore; in ogni caso è fondamentale che per un evento il cui obiettivo sia quello di favorire nuovi incontri ci siano spazi a disposizione per la socializzazione, tali da agevolare le interazioni tra i presenti.

La creazione della partecipazione

A volte le aziende non dedicano la necessaria attenzione alla creazione della partecipazione. Si tratta di gestire il contatto con clienti e collaboratori e, più in generale, di prendersi cura di tutti gli ospiti, affinché essi si trovino nelle condizioni di essere a proprio agio. A volte bastano dettagli solo in apparenza di poco conto per raggiungere questi obiettivi: per esempio la predisposizione di un buffet da sfruttare nei coffee break e nei momenti di pausa, preziosi specialmente nel caso in cui si tratti di eventi che si prolungano per un certo numero di ore. In qualsiasi circostanza, è indispensabile garantire ai presenti un’esperienza il più possibile gratificante, così che possa essere trasmessa un’immagine positiva del marchio.

Come si promuove un evento

Ipotizzando di dover organizzare un evento aziendale finalizzato alla presentazione di un nuovo prodotto che sta per essere immesso sul mercato, conviene che tra gli invitati non ci siano solo i potenziali clienti, ma anche i giornalisti, gli influencer e gli opinion leader. Più in generale, appare evidente il ruolo fondamentale della comunicazione per l’organizzazione di un evento. Una campagna pubblicitaria vera e propria, per esempio, può essere prevista per gli eventi più grandi, con il coinvolgimento delle radio, dei giornali e delle televisioni, senza dimenticare le affissioni di manifesti e cartelloni.

Come organizzare un evento a Roma

CapitalEventi, che ci ha fornito le informazioni che avete letto fino ad ora, è una realtà specializzata nell’organizzazione di eventi a Roma. Il Pastificio Cerere, il Casale Realmonte, Villa Miani e Villa dei Cesari sono solo alcune delle numerose location che vengono messe a disposizione da CapitalEventi per l’allestimento di feste, kermesse e ogni altro appuntamento. Il modus operandi dello staff prevede, in primo luogo, una pianificazione meticolosa e accurata, tenendo conto che gli eventi sono sempre diversi tra loro e, quindi, soggettivi. L’esperienza dei professionisti di CapitalEventi viene messa al servizio delle esigenze e delle richieste della clientela. Seguendo i trend più attuali, lo staff prende spunto dai desideri dei committenti e dà loro vita. La strategia che viene attuata a questo scopo tiene in considerazione ogni aspetto importante dell’organizzazione. Tutto dipende dal tipo di evento che si ha la necessità di programmare: si può trattare di un evento aziendale, ma anche di una festa dei diciotto anni o di un addio al celibato.

In qualsiasi caso si ha a che fare con un progetto che viene costruito su misura e in modo personalizzato. Gli eventi vengono pensati con la massima attenzione per risultare originali e in linea con le attese dei clienti. Il ricco ventaglio di servizi include l’organizzazione di catering e gli allestimenti, ma soprattutto la ricerca della location. Quest’ultima viene individuata tra centinaia e centinaia di alternative a disposizione: a seconda dei casi si può trattare di una sala per feste, di una villa antica, di un locale per ragazzi, di un roof garden, eccetera. La competenza è il tratto distintivo del lavoro del team di CapitalEventi, che garantisce sempre standard di eccellenza, forte di un bagaglio di competenza accumulato nel corso di ben 30 anni di attività in questo ambito.

Da visibilita.net (Blog)-4 ore fa

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